Först och främst måste du besvara två frågor:
Låt oss börja med grunderna. Varje företag behöver processtöd för sina anställda, till exempel för att hantera löner. Sedan måste du hantera din ekonomi. Anta att du är ett litet till medelstort företag (SMB) som verkar inom grossist- eller distributionsbranschen. I så fall behöver du förmodligen systemstöd för försäljning, inköp, logistik och CRM. Om du är ett tillverkande företag behöver du därutöver säkert hjälp med olika produktionsprocesser.
Vissa system har moduler för att täcka alla dessa områden, och vissa täcker bara bara en eller två. Dessutom finns det betydande skillnader i hur "djupt" de olika systemen går vad gäller funktionalitet och flexibilitet för respektive område.
Det första steget är därför att komma fram till vilka processer du behöver att det framtida ERP-systemet ska stödja.
Det må låta enkelt, men det kan vara en riktig utmaning! Inget system är likadant, även om de kan upplevas identiska ut vid första anblick. Många systemleverantörer använder termen ERP (Enterprise Resource Planning) men stödjer endast ett fåtal företagsprocesser. Därför är det klokt att undersöka vad varje systemleverantör faktiskt kan leverera.
Låt oss kika på tre olika typer av ERP-system och vad som skiljer dem åt:
De flesta system täcker grundläggande HR-, löne- och ekonomiprocesser. En del av dessa system inkluderar även utlägg för resor och scanning av fakturor. Om du inte behöver extra funktioner för logistik och produktion kan denna typ av system vara ett bra val för dig.
Ponera att du väljer denna typ av system och även behöver funktioner för CRM, sälj, produktion och logistik. Då måste dessa processer antingen stödjas i ett annat system, genom manuella rutiner eller Excel.
Några exempel på mer renodlade eknomisystem är FortNox, Visma eEkonomi, XLedger.
Att kalla något för ett ERP-system är ofta en definitionsfråga. I detta fall menar vi system som utöver ekonomihantering har funktioner för sälj, logistik och produktion. Funktionerna kan variera stort mellan varje system vad gäller djupet för stödet de ger. Vissa system är flexibla och kan anpassas eller vidareutvecklas ned på individnivå. Andra system förlitar sig mer på standardprocesser.
Det finns en tydlig skillnad mellan system med stöd för produktionsprocesser och de som inte har det. Alternativet till att inte inkludera produktion som en del i din ERP-repertoar är att fortsätta med manuella rutiner eller integrera med ett separat system som antingen körs separat eller smälter samman med ekonomisystemet.
Bra exempel på relevanta ERP-system för SMB-marknaden är: Navision (Dynamics 365 Business Central), Visma.net, Monitor och RamBase.
Tidigt i ERP-systemens historia fanns det betydligt färre systemleverantörer att välja bland, vilket resulterade i att SMB ofta landade i komplexa enterprise lösningar för att täcka in alla deras processer. De senaste åren har flera av dessa enterprise system, som tidigare var tillgängliga för mindre bolag, gjort medvetna val för att avgränsa sina marknadssegment.
Enterprise system kan ha samma grundfunktionalitet som dem som erbjuds till SMB. Men de har oftare större möjligheter till anpassningar, stöttar mer komplexa processer, anpassning över flera länders marknader, komplicerad logistik etc. Därför är de ofta dyrare att komma igång med och har en högre månadskostnad än andra system. Vanligtvis har de en lång implementationstid, ett år eller mer är inte ovanligt.
Exempel på sådana system är IFS, Dynamics 365 for Finance and Operations (tidigare Dynamics AX) och Infor M3.
Att vara i ”Molnet” är något som alla marknadsför idag. När man diskuterar molnlösningar är det ofta säkerhetsaspekten som ligger i fokus. Men det är också viktigt att undersöka kostnadsaspekten. Teoretiskt sätt kan du uppnå samma servicenivå oavsett om du väljer en molnlösning eller on-premise. Den viktigaste skillnaden är hur servicen levereras och hur den kommer debiteras.
En grov uppdelning av systemleveranser ger oss tre olika modeller.
En on-premises lösning betyder att systemet är installerat inom kundens egen IT-infrastruktur. Kunden är då själv ansvarig för att säkerställa korrekt licensering av all nödvändig utrustning och att driften av denna.
Med denna lösning är det kutym att köpa licensen, hosta utrustningen och regelbundet betala för underhåll eller hyra licens och hårdvara för en fast kostnad varje månad.
Uppgraderingar och ny funktionalitet sker inte automatiskt. Kunden måste själv utföra eller köpa in dessa tjänster. Den vanligaste lösningen är att köpa till ytterligare kapacitet eller funktionalitet vid behov. Ofta har man en underleverantör som sköter underhåll och förvaltning av systemet. Det är vanligt att det är en annan leverantör än systemleverantören.
Denna typ av systemlösning är vanlig bland större bolag och andra som har särskilda utmaningar relaterade till systemfunktionalitet.
En molnbaserad lösning är egentligen inte ett enda koncept då det kan finnas flera olika arkitektoniska lösningar och sätt att implementera dessa system. En vanlig överenskommelse är att leverantören sköter driften av systemet och placerar det i en molnlösning. Det kan vara i ett publikt moln (som Azure eller AWS), ett lokalt moln som tillhandahålls av leverantören eller något som kan påminna mer om en traditionell ASP-miljö (som Salesforce.com).
Vanligtvis är det systemleverantören som också ser till att all infrastruktur är på plats, licenser är tillräckliga och så vidare. Dessutom görs vanligtvis uppdateringar och nya versioner "tillgängliga" för kunden direkt när de släpps, men de måste engagera sig i och betala för konsulttimmar kopplade till uppgraderingen. Prismässigt kan tjänsten vara uppdelad i 3 olika delar:
Software as a Service, eller SaaS, är en leveransform där leverantören tar allt ansvar för att systemet har de senaste uppdateringarna och fungerar korrekt. Det betyder att kundens ansvar är begränsat till att endast lära sig hur de kan använda systemet; allt annat ligger på leverantören.
Hur och när uppgraderingar utförs varierar mellan olika SaaS-system. En del system gör små uppdateringar ofta, medan andra samlar ihop dem och gör större releaser. Vissa stänger ned systemet under uppgraderingar; andra kan uppgradera samtidigt som systemet är online och tillgängligt för användarna. I de flesta fall är leverantören ansvarig för implementering och testning av uppgraderingarna samt upprätthålla systemets säkerhet och funktionalitet.
Vid första anblick kan det verka billigare att göra allting själv, men i verkligheten kan det se annorlunda ut. Ett sätt att illustrera skillnaderna i de olika systemleveransmodellerna är gjort av The Software Report.
Branschforskning visar att den totala ägandekostnaden (TCO) för en on-premises lösning kan bli mer än dubbelt så stor som en SaaS-baserad molnlösning.
Kostnaden som jämförts sträcker sig över fyra år för 100 användare. Den genomsnittliga totala ägandekostnaden för en On-premises lösning var 1 400 570 dollar, jämfört med en likvärdig molnbaserad lösning som kostade i snitt 697 656 dollar.
Slutsatsen är att även om licenskostnaden för SaaS-system kan kännas hög så representerar de en mycket större del av den faktiska totala kostnaden för ditt system. De exakta siffrorna varierar mellan systemen, så försök alltid ta reda på den totala kostnaden – Vilket ska inkludera både interna och externa kostnader idag och i framtiden.
Här är några aspekter du bör ta i beaktning:
Teknisk skuld är ett begrepp som används för att ”sätta en siffra” på de utmaningar som företaget kan stå inför i fall man skjuter upp beslutsfattning och investeringar gällande verksamhetens systemlösningar. Genom att behålla utdaterade system, och eventuell hårdvara, riskerar företaget att gå miste om nya, mer effektiva sätt att arbeta.
Teknisk skuld är den summan du skulle investerat för att ha nått en idag förväntad teknisk nivå. Den investeringen kan inkludera många saker, som exempelvis: nya licenser, konsultkostnader för ett uppgraderingsprojekt, utbildning, ny infrastruktur, nya system för att möta nya arbetssätt, etc.
Denna summa är ofta svår att beräkna och förbises därför av många ledningsgrupper och styrelser. På grund av det kan kostnaden, risken och konsekvenserna bli väldigt höga när du väl beslutat dig för att göra något åt saken.
Föreställ dig att myndigheterna ändrar på momsreglerna. Vem är ansvarig för att systemet uppdateras så att det följer de nya reglerna? En vanlig kostnadsfråga här är om leveransmodelen i sig utlovar kontinuerlig uppdatering. Skillnaden mellan olika typerna av system är hur kostnader kopplade till uppdateringar synliggörs för kunden. En SaaS-lösnings uppdateringar inkluderas i månadskostnaden. För andra leveransmodeller måste kostnaden för uppdateringar förhandlas med leverantören.
En del system erbjuder också större versionsuppgraderingar. Detta är ofta en mer teknisk uppgradering som kan medföra ny eller förbättrad funktionalitet.
Hur mycket av tiden som läggs på IT-support borde egentligen kunna läggas på annat? Kostnaden för intern administration för att hålla igång ett system är lätt att glömma bort, men kan vara betydande. Det är enkelt att räkna timmarna som leverantören har fakturerat, men hur mycket intern tid går åt till intern samordning, testning, planering, uppföljning och så vidare, är mycket svårare att ha koll på. Detta, återigen, är något som gäller för både moln- och on-premises lösningar.
Om du överväger att på egen hand hantera ditt systems infrastruktur behöver du ha kostnaderna för licenser och hårdvara i åtanke. Kom ihåg att inkludera både löpande avgifter och avskrivningskostnader på investeringarna i dina kalkyler.
Avskriven hårdvara är inte gratis; den måste fortfarande underhållas. En framtida hårdvaruuppgradering måste också inkluderas i kostnadsberäkningen för systemet.
En viktig faktor för många i beslutsprocessen är själva finansieringen, likviditeten och investeringens förutsägbarhet. Det är en utmaning att ställa upp allt detta utan att ha exakta siffror för varje post. Den totala kostnaden över tid kommer att variera beroende på vilken leveransmodell du utgår ifrån. Eventuellt supportavtal med användarsupport och fortlöpande utbildning ska också ingå för att ge en korrekt bild.
Det är den stora frågan… och det kanske inte alltid är möjligt att värdera alla de olika kostnadsfaktorerna som vi har nämnt här ovan. För att du ska få en så korrekt bild av kostnaderna för ett system behöver du jämföra följande viktiga faktorer:
Leverantörer bör kunna ge en exakt eller estimerad summa för många av dessa faktorer. Tänk på att månadskostnaden inte är hela bilden. Alla andra aspekter som rör systemleveransen måste också tas in i beräkningen för att du ska kunna göra en rättvisande jämförelse.
Andra relevanta frågor du kan ställa dig gällande kostnader kopplade till hantering av systemet:
Om du objektivt kan ställa upp och jämföra system och leverantörer är det enklare att hitta de alternativ som du anser uppfyller funktions- och leveranskraven. Då är du också närmare att göra ett så välgrundat och rätt val som möjligt.