PIM levererar strukturerad data, möjligheter till kvalitativ information och kontroll över vad, hur och när produktinformation görs tillgänglig. Med ett PIM-system i grunden av verksamhetens säljkanaler finns alltid uppdaterad och rätt produktinformation när den behövs.
Produktinformation bör ses som en strategisk tillgång och hanteras därefter. Det är denna information som driver kunder mot ett köpbeslut. Olika typer av information är viktig i olika branscher, men oavsett bransch är rätt information, till rätt mottagare vid rätt tidpunkt och i rätt format kritiskt för affären.
I ett PIM lagrar man all produktrelaterad information. Grunddata kring artiklar kommer oftast in från ERP-systemet via integration till PIM-systemet. Andra källor till information kan exempelvis vara externa leverantörsdatabaser, branschdatabaser eller mediaarkiv, men även nätverks- och lokala hårddiskar är en informationskälla.
1. Arbetsprocessen
Oavsett antalet utkanaler är det många olika arbetsuppgifter som skall utföras och koordineras under en produkts livscykel. Med ett PIM kan man göra dessa uppgifter tydliga, spara tid och undvika misstag. Genom att definiera tydliga processer kan olika roller fokusera på rätt uppgift. Det säkerställer kontroll i alla steg från det att en ny produkt föds i affärssystemet till dess all information är publicerad i tilltänkta kanaler samt efterföljande informationsunderhåll. PIM systemet erbjuder en komplett hantering av all produktinformation som exempelvis, versioner, relationer, grupper, egenskaper, beskrivningar, bilder, dokument, marknader, kampanjer, kanaler med mera.
2. Kvalitetssäkringsprocessen
Det är ofta många olika beslutsfattare och funktioner som skall säga sitt innan t.ex. en produkt kan godkännas för att möta marknaden. För att säkerställa att den information som lämnar huset uppfyller en rad olika krav och är korrekt utifrån perspektiv såsom:
Ett PIM system hanterar kvalitetssäkringsprocessen och hjälper till att säkerställa att all information är korrekt utifrån flera perspektiv.
3. Informationshantering tillsammans med dina kunder och leverantörer
PIM systemet ger stora möjligheter att låta era leverantörer underhålla information avseende deras produkter genom att tilldelas ansvar för den del av PIM strukturen som innefattar den leverantörens sortiment. Arbetet med informationsunderhåll outsourcas helt enkelt bakåt i värdekedjan.
Även kunder kan få ta del av delar av PIM strukturen, så att ni som leverantör kan hjälpa dem minimera underhåll av den information ni förser dem med samt göra denna lättillgänglig i de format kunden önskar.
Vidare kan administrativa arbetsuppgifter såsom inläggning av översättningar och bilder från fotografer, skötas av dem själva direkt i systemet. Detta sparar tid för era medarbetare som kan användas till kreativt, utvecklande och värdeskapande arbete istället för administration.
4. Print och marknadsmaterial
Ett PIM system erbjuder stora möjligheter att effektivisera olika typer av print och marknadsmaterial. Det kan handla om allt från teknisk dokumentation, instruktioner och manualer till säljande material som annonser, broschyrer och kataloger. Vissa system erbjuder direktkoppling mellan PIM-systemet och olika verktyg för deskop publishing och några kan även helt automatisera framställningen av marknadsmaterial genom mallade dokument.
5. Kommunikation i digitala kanaler
Exempel på digitala kanaler som ofta föds med information ifrån PIM-systemet är olika typer av e-handelsplattformar, marknadsplatser, samt sociala medier. Andra viktiga kanaler är olika typer av branschdatabaser och syndikeringstjänster som i många branscher är helt avgörande för att man ska nå ut med sina produkter mot handlare.
Olika kanaler skall förses med information utifrån olika regelverk och krav för att i sin tur tillhandahålla en enhetlig och standardiserad informationsstruktur. Att skapa och underhålla förutsättningarna för detta är en viktig del i PIM-systemet.
Alla som tillverkar, säljer eller distribuerar produkter tjänar på att investera i ett PIM-system.
6 tecken på att du skulle kunna ha nytta av ett PIM-system