Det har under de senaste årtiondena skett en omfattande utveckling inom verksamhetsstyrning i och med framväxten av informationsteknologi. Utvecklingen som skett har präglats av snabbare och större informationsflöden samt tekniska innovationer. För att hantera och effektivisera användningen av informationsflöden i beslutsprocesser har det under senare år utvecklats datoriserade Beslutsstöds-, även kallade Business Intelligence, lösningar.
Informationssystemens betydelse för den dagliga verksamheten blir allt större. I takt med informationssamhällets tillväxt uppstår nya problem för företag att hantera. Vikten av att ha ”rätt” information och system blir ett allt viktigare medel för en effektiv verksamhetsstyrning.
Alla företag och organisationer har mål och frågor kring sitt utfall. För att mäta utfallet mot målen och besvara frågor längs vägen kan man samla data, analysera den och utifrån det göra en bedömning av vilka åtgärder man kan vidta för fortsatt utveckling. BI gör precis det.
BI är en paraplyterm som sträcker sig över metoder, processer och program för att samla och strukturera data, konvertera det till information och presentera det på ett lättförståeligt sätt vilket bidrar till snabbare och mer grundade affärsbeslut.
En vanlig missuppfattning är att beslutsstöd är något som endast används av högre chefer och ledningsgrupper, men beslutsstöd är något som behövs på alla nivåer inom en organisation. Alla måste fatta beslut och ju mer information man får tillgång till desto lättare är det att fatta rätt beslut. Om det så är att välja rätt verktyg på verkstadsgolvet, försäljningsstatistik inför en inköpsprocess eller få en väderprognos för att kunna kalla in personal kommande helg. Kort sagt kan alla ha ett behov av information.
Samlar in och omvandlar data från flera källor. Datat ommodelleras innan det lagras på en central plats så att BI-systemet kan analysera och söka i det som en samlad datauppsättning.Effektiva beslutsstöd gör det lättare att mäta, följa och planera verksamheten. Det finns många skäl till varför verksamheten behöver mätas, några centrala sådana finner du både inom och utanför organisationen.
Utan ett effektivt beslutsstöd med hög automatiseringsgrad flyttas fokus från analys till manuellt arbete som består av att återkommande samla in information och göra tidskrävande sammanställningar, inte sällan enbart för att kunna följa grundläggande nyckeltal. Tid som istället skulle kunna användas till analys, förbättringsarbete och andra värdeskapande aktiviteter.
Bättre kundupplevelse
När du har bra kontroll över aktiviteterna runt företagets produkter och tjänster ökar möjligheten att tillhandahålla en hög kvalitet på leveranserna till kunderna. Möjligheten att snabbt upptäcka och i vissa fall förutse till exempel förseningar, dålig produktkvalitet eller andra faktorer som är negativt för kundupplevelsen finns det möjlighet att åtgärda i tid innan det blir ett stort problem.
Nöjdare medarbetare
Alla vet att det är enklare att göra ett bra jobb om det finns tillgång till lättillgänglig och sammanställd information vid rätt tidpunkt. Användare som slipper leta efter kritisk information har bättre möjligheter att göra ett bra jobb – och känna sig mer nöjda med sin arbetssituation.
Snabbare processer
Information som finns tillgänglig i rätt format och är uppdaterad när du behöver den ökar chanserna till att ta rätt beslut direkt. Du slipper göra jobbet med att leta efter och sammanställa information – tid som du istället kan lägga på mer värdeskapande uppgifter.
Högre intäkter
Ett bra beslutsstöd ger dig möjligheten att utnyttja kapaciteten i din organisation bättre. Fler producerade enheter, bättre resursutnyttjande, högre kvalitet, bättre marknadsföring med mera. Detta skapar bra förutsättningar att öka intäkterna.
Lägre kostnader
Onödigt arbete kan minimeras med ett bra beslutsstöd. Både genom att information finns tillgänglig på rätt sätt när du behöver den och genom att du kan utföra rätt åtgärder för att undvika ineffektiva processer baserat på rätt tillgång till information. Möjligheten att ta bra beslut och göra förbättringar, t ex i form av snabbare processer, leder också i förlängningen till lägre kostnader.
Bättre resursutnyttjande
Möjligheten att se, och förutse, var det behövs resurser minskar risken att det uppstår brist på resurser i onödan. Omvänt gäller att du även kan se vilka resurser som kan omallokeras för ett bättre resursutnyttjande.
Sänker risker
Tillgång till ständigt uppdaterad och korrekt information minskar risken för misstag i alla led. Risken att t ex gå över budget eller att en maskin blir stående eftersom en komponent inte bytts ut i tid minskar om du ständigt kan övervaka tidsåtgången i ett projekt eller användningen av en maskin.
Identifierar möjligheter
Om du löpande har möjlighet att följa verksamheten utifrån den mest relevanta informationen är chansen stor att det kommer uppstå situationer där det finns bra input till nya möjligheter (till exempel på säljsidan) eller att se var det finns utrymme för förbättringar.
En sanning
En av de stora fördelarna med att samla all information i ett ordnat datalager är att alla utgår från samma källa. Det innebär i praktiken att du har en sanning i företaget att förlita dig på. Få saker är mer förvirrande än när samma information presenteras med olika värden från olika ställen.
Bättre beslutsfattande
Rätt information vid rätt tillfälle utan tidskrävande förarbete skapar förutsättningar för ett bättre beslutsfattande.
Med ett beslutsstöd i ryggen utgår du från all tillgänglig data för att utveckla din verksamhet. Du kan ständigt relatera ditt eget data till underlag från andra informationskanaler som till exempel olika register eller andra externa källor. Det gör det möjligt för dig som fattar beslut idag att ta in stora mängder information från många olika parter.