4 avgörande element i en effektiv PIM-strategi

Hantering av produktinformation är en självklar del i dagens e-handelsdominerade landskap. Att kunna överföra data mellan leverantörer, återförsäljare och andra distributionskanaler är en förutsättning för att skapa en god kundupplevelse.

Så länge ditt företag på något sätt behöver hantera information relaterat till produkter har ni någon form av produktinformationshantering, oavsett om ni har ett PIM-system eller inte. Ett PIM-system är ett verktyg som hjälper dig att organisera, synkronisera, berika, filtrera och distribuera produktinformation. Även om vi ofta refererar till PIM som systemet bakom datahantering så är det egentligen bara en del av processen.

Ökade förväntningar på moderna PIM-system

I takt med att handelsplattformarna vuxit har även tekniken utvecklats och behoven ökat. Förväntningarna på vad ett PIM-system idag ska klara av har i takt med det blivit allt större. Det räcker inte längre med att systemet bara kan hantera data. Det måste även kunna skicka och ta emot information från andra parter eller kanaler på ett korrekt sätt utifrån deras villkor. När allt kommer till kritan är det ju faktiskt inte särskilt användbart att hantera data i ett system som inte är kopplat till andra källor, som exempelvis återförsäljare, webbplatser, designverktyg eller sociala medier, som kan nyttja informationen.

Att skicka data till andra mottagare är inte en ovanlig källa till frustration. Även om du sköter ditt data klanderfritt efter ditt systems förutsättningar så kan det bli fel när det tas emot av den andra parten. Därför är att förstå mottagarens datakrav ytterligare ett lager inom datahantering som du och ditt PIM-system behöver ta hänsyn till. Att säkerställa att ditt data tas emot på ett korrekt sätt så att det kan användas är därmed lika viktigt som att se till att ditt data är uppdaterat och riktigt.

Vad är en PIM-strategi?

En PIM-strategi hjälper er att se hur produktinformation kan stödja verksamhetens väg mot era affärsmål. Den ska fokusera på hur ni, med PIM-systemet som nav, kan behålla och öka värdet av er produktinformation genom kvalitet, användbarhet och synlighet.

PIM är en del av en flerkanalig marknadsföringsstrategi och kan kortfattat definieras som processen att hantera produktinformationen som krävs för att marknadsföra och sälja produkter via olika distributionskanaler.

• PIM blir mer och mer affärskritisk i de digitala affärsmodellerna.
• PIM är ”navet” i ett företags e-handel, både för B2B och B2C.
• PIM driver tillväxt, man säljer helt enkelt mer!

Det stora värdet med PIM är att man kan producera mer, skapa bättre produktinnehåll och sedan snabbt distribuera det i sina kanaler på ett automatiserat sätt.

Detta är de fyra elementen som bör utgöra grundpelarna i din PIM-strategi för att få resultat.

1. Samarbete

Det är lätt att som företag se hur kommunikationen med säljnätverket kan effektiviseras tack vare ett PIM-system. Lite extra tydligt blir det om du är en tillverkare som behöver nå ut med dina produkter till många distributörer och återförsäljare.

För att arbeta med och dela produktinformation krävs samarbete. Det är många personer som arbetar med produktdata varje dag och de kan befinna sig på olika avdelningar och i olika roller. Oavsett om du arbetar direkt i ditt företags PIM-system, samlar data i kalkylark eller tar emot information från en leverantör måste du kunna samarbeta mellan era egna avdelningar, externa avsändare och mottagare – och deras informationssystem.

Alla är tacksamma över att få komplett produktinformation som är lätt att komma åt, utan att behöva vänta dagar för att få en specialanpassad fil eller behöva kommunicera fram och tillbaka på grund av att man saknar data. Att enkelt kunna dela information utifrån en enda plattform, med informationsexperter nära till hands, kan göra underverk för effektiviteten.

2. Anpassning

En datastandard eller datamodell passar sällan alla leverantörer av produktinformation. Innehållet kan, utöver den grundläggande produktinformationen, behöva anpassas och kompletteras efter olika standarder, branscher och mottagare.

I vissa fall kan det vara produkter som måste berikas för distribution via produktdatanätverket GDSN (Global Data Synchronization Network) som är en global GS1-standard och i andra fall kan det vara produkter inom Bygg, El och VVS-branschen som måste berikas med egenskaper i enlighet med den internationella egenskapsmodellen ETIM (European Technical Information Model).

En leverantör av produktinformation bör kunna tillhandahålla sådan flexibilitet, samtidigt som de bibehåller mottagarstandarderna för att säkerställa att innehållet som distribueras faktiskt visas i återförsäljarens kanaler – och kan ge personligt stöd när det inte gör det.

3. Integration

När du har identifierat rätt dataformat för internt och externt bruk och hanterar det effektivt, kan ditt PIM-system fortfarande vara ineffektivt utan bra möjligheter till integration med andra system. Processen för att distribuera produktinformation kan vara lika varierande och utmanande som att upprätthålla korrekt dataformat.

Många återförsäljare accepterar bara att data skickas via ett s.k. API (Application Programming Interface, eller koden som kopplar ihop system och är ett kontrollerat sätt att överföra information på), medan andra föredrar data via FTP-processer eller ibland till och med e-postade Excelfiler. Att ha ett PIM-system och supportteam som förstår de olika leveransformaten och kan tillgodose specifika mottagarkrav bidrar också till en effektiv PIM-strategi.

4. Validering

Data är bara användbar om den är korrekt. Om fel inte korrigeras i början kan det skapa svårigheter längre fram i processen. Små detaljer, som en missad decimal vid viktangivelser eller dimensioner, kan orsaka onödiga extra kostnader för transport eller lagerhållning med felaktiga hyllavstånd och andra förvaringsproblem. En felaktig ingredienslista kan orsaka allvarliga problem för konsumenter med allergier eller begränsade dieter. Även ett produktpåstående kan falla i onåd hos tillsynsmyndigheter och måste snabbt kunna bytas ut.

Utan möjlighet att validera data och göra ändringar i realtid, riskerar innehållet att bli felaktigt eller inkonsekvent i flertalet kanaler.

Genom att anpassa dina processer för hantering av produktinformation utifrån dessa fyra teman – Samarbete, Anpassning, Integration och Validering – kan leverantörer och återförsäljare säkerställa en smidig och effektiv process när de hanterar din produktinformation.